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专业从事展览会展台展厅创意设计与制作．展会策划参展培训等展会相关服务，联系高 峰 先生 13554769356 QQ:375219159 MSNgaohaofeng008@hotmail.com
以下为多家专业展览后勤服务公司的专业经验，提供厂商参考。
一、计划时间表
（一）12个月前
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划;
2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；
3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；
4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划
（二）9个月前
1、设计展览结构；
2、取得展览管理公司的设计批准；
3、选择并准备参展产品；
4、与国外潜在客户及目前顾客联络；
5、制作展览宣传册；
（三）6个月前
1、以广告或邮件等进行推广活动；
2、确定旅行计划；
3、支付展览场地及其他服务所须预先付款；
4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译；
5、安排展览期间翻译员；
6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；
（四）3个月前
1、继续追踪产品推广活动；
2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；
3、将展位结构设计做最后的决定；
4、计划访客回应处理程序；
5、训练参展员工；
6、排定展览期间的约谈；
7、安排展览现场或场外的招待会；
8、购买外汇；
（五）四天前
1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包；
2、搭乘飞机至目的地；
（六）三天前
1、抵达，饭店登记；
2、视查展览厅及场地；
3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；
4、指示运输承包商将物品运送至会场；
5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；
6、与展览组织代表连络，告知通讯方法；
7、访问当地顾客；
（七）两天前
1、确定所有物品运送完成；
2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、将所有活动节目做最后的决定；
（八）一天前
1、将摊位架构、设备及用品做最的检查；
2、将促销用品发送直接分配中心；
3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；
（九）展览期间
1、尽早到会场；
2、於展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；
3、实地观察后尽早预约明年场地；
4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；
5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；
6、每日与员工进行简报；
7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应；
（十）展览结束
1、监督摊位拆除；
2、处理商机；
3、寄出谢卡；
展商必问大全
你选择参加的展览能给你带来最高的回报吗？你在计划参加某个展会前的１８～２４个月就要开始做计划和调查。你需要在下决心参展前提出以下一些问题：
★该次展览能满足我们市场拓展的需要吗？
★展会日期是否合适？
★同期有别的展会举办吗？
★展会地点是否便利？
★有多少与会者是来自目标市场的？
★有多少与会者是来自我们主要的服务地区的？
★组展机构怎样推广展会？
★该展览以往的业绩如何？
★哪些竞争对手将参展？
★展会组织是否提供以往参展商的联系方法？
★公司中有人曾参加过这个展会吗？
★我们可为此展会投资多少？
★展会组织对参展商的推广会提供什么样的协助？
★组展机构可以提供参观买家专业性的保证吗？
★我们希望通过参展得到多少回报？
★该展会能为我们现行的市场策略服务吗？
我们的需求是下面哪一项：提高现有市场的产品和服务？向现有市场推出新产品或服务？将现有的产品或服务投向新的市场？将新的产品或服务投向新的市场？增强公司在现有市场的形象？将公司推向新的市场？
★需要展出什么产品？
★在这次展会上谁是我们的目标观众？
★我们参展的目的是什么？
★我们有书面的参展计划吗？
★参展预算已确定了吗？
★我们的展位已确定了吗？
★订金或必要的保证金已支付了吗？
★怎样的展位设计符合我们的要求？
★我们能使用现有的展示品吗？
★我们需要新的展示品吗？
★我们需要新的宣传画吗？
★我们需要预定以下哪项展览服务：楣板？电气？地毯？视听器材？给排水？展位清洁服务？植物摆设？电话？电脑？打印机？垃圾篓？家具？
★安全服务是否必要？
★是否安排好展位的安装与拆卸？
★怎样安排货运？
★有什么需要了解的当地政策条款？
★保险怎样安排？
★酒店服务预订好了吗？
★注意展位付款的最后期限了吗？
★需要提供展位信用卡交易方式吗？
★需要营业执照吗？
★指引卡片已设计并打印好了吗？
★展前推广如何进行？
是否做了以下事情：发个人邀请函（包括介绍和回复函）？做广告（贸易出版物，当地媒体）？直邮广告？电话推广？公关？
★我们的展位号有否包含在展前的推广材料中？
★需要印制额外的传单、目录和价目表吗？
★印刷品准备好了吗？
★对其他的公关活动做好了计划吗？
★我们的展览指引条款已完成并寄出了吗？
★怎样的赠品能取得更好的效果？
★我们要组织以下什么样的现场推广活动：机场广告／户外广告板？酒店电视广告？运输广告？展会每日广告？酒店房间推广？展会目录广告？
★要预订多少门票？
★欢迎仪式筹备好了吗？
★展位上需要多少工作人员？
★谁是代表公司的最佳人选？
★展位经理指定了吗？
★参展人员的培训准备好了吗？
★定好展前会议的时间了吗？
★参展人员熟悉展出的商品和服务吗？
★是否组织好一个演示会？
★是否有一个准备回答问题的技术代表？
★是否为参展人员预订了足够的证件？
★参展人员是否有足够的名片？
★展位时间表是否制定好？
★谁负责监督展位的安装和拆卸？
★该负责人是否清楚展会的出入程序？
★是否为参观者提供引路服务？
★是否制定了每天的总结会时间？
★是否会向登记的参观者寄出感谢信？
★怎样监管展会上的销售？
★参展工作人员会得到怎样的奖励？
★展览费用是否在预算之内？
★是否应修改下一年的预算？
★还有什么别的国内、国际展览吗?
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